Le recrutement qu’on ne peut pas annoncer : comment mener un recrutement – confidentiel – de dirigeant

Un recrutement confidentiel de dirigeant repose sur trois conditions : un cercle très restreint de personnes informées, un intermédiaire qui approche les candidats sans nommer l'entreprise, et un calendrier qui précise le moment où la confidentialité sera levée.

Cette confidentialité a une incidence sur chaque étape du recrutement, que ce soit pour l'entreprise qui recrute, pour le cabinet qui l'accompagne, ou pour les candidats approchés. Dans cet article, nous décrirons ce qu'elle impose à chacun, et pourquoi un processus de recrutement classique ne permet pas de la garantir.

Dans quelles situations un recrutement doit-il rester confidentiel ?

Le cas le plus connu est le remplacement d'un dirigeant encore en poste. Ce n'est pas le seul. Un recrutement confidentiel répond en général à l'une de ces situations :

• le remplacement d'un membre du comité de direction, lorsqu'une séparation se prépare mais que rien n'est encore annoncé ;
• une succession qui n'est pas encore rendue publique : un départ à la retraite, une transmission, un dirigeant qui a fait part de son intention de quitter l'entreprise ;
• un poste créé pour un projet qui ne peut pas encore être connu : une réorganisation, une acquisition, l'ouverture d'une activité ou d'un nouveau marché ;
• la recherche d'un profil sur un marché restreint, où l'entreprise, ses concurrents et les candidats potentiels se connaissent.

Ces situations ont un point commun : l'information a de la valeur par elle-même. Sa diffusion prématurée a des conséquences qui dépassent le recrutement : des équipes qui s'inquiètent, un client qui s'interroge sur la continuité de ses relations avec son interlocuteur, un concurrent qui anticipe, et, dans le cas d'un remplacement, une personne en poste qui risque d'apprendre la nouvelle par une voie détournée.

Nous l'avons évoqué dans notre article sur le choix entre recruter avec ses équipes ou confier la mission à un cabinet : certains recrutements ne peuvent pas être exposés. Qu'est-ce que cela change, concrètement, dans la manière de les conduire ?

Pourquoi un processus de recrutement classique ne peut pas rester confidentiel

Un recrutement mené en interne suit un circuit éprouvé : une annonce, des recherches sur les réseaux professionnels, quelques appels à des contacts de confiance, puis une validation par plusieurs responsables. Ce circuit fonctionne très bien pour les recrutements qui peuvent être connus. Pour les recrutements confidentiels, un autre dispositif doit être retenu, puisqu'à chacune de ces étapes, les informations risquent d'être ébruitées.

L'annonce, même anonyme

Une annonce publiée sans le nom de l'entreprise protège moins qu'on ne le pense. Un intitulé de poste, un secteur, une ville et une taille d'équipe suffisent souvent à identifier l'employeur, surtout sur un marché où les acteurs se connaissent. Et il arrive que le titulaire du poste soit le premier à reconnaître la description de sa propre fonction.

Les recherches sur les réseaux professionnels

Consulter des profils, les enregistrer, contacter plusieurs cadres d'un même secteur : ces démarches peuvent être visibles, par les personnes consultées comme par leur entourage professionnel. Lorsque le dirigeant ou le DRH les mène lui-même, son nom et celui de son entreprise peuvent être associés à la recherche dès le premier contact.

Le réseau personnel

Demander autour de soi si quelqu'un connaît « un bon directeur financier » est la manière la plus naturelle de chercher. C'est aussi la plus exposée : chaque personne sollicitée devient dépositaire d'une information qu'elle n'a aucune obligation de garder secrète.

Le circuit de validation interne

Plus un recrutement mobilise de personnes, plus le risque de fuite augmente. L'assistant qui organise les entretiens, le manager consulté sur un profil, le membre du comité qui reçoit un CV : chacun peut laisser échapper l'information, le plus souvent sans aucune mauvaise intention.

Le processus classique n'est donc pas en cause. Il a été conçu pour des recrutements qui peuvent être connus. Un recrutement qui ne peut pas l'être demande un autre dispositif.

Ce que la confidentialité impose à l'entreprise qui recrute

Décider avant de chercher

Une recherche menée « pour voir » est la plus exposée de toutes : elle dure, les contacts se multiplient, et il arrive que la démarche se sache avant que la décision de lancer un recrutement ne soit prise. Une étude discrète du marché peut éclairer une réflexion en cours. La recherche de candidats, elle, suppose que la décision soit prise préalablement. C'est souvent l'étape la plus difficile : nous avons consacré un article aux raisons pour lesquelles les dirigeants reportent souvent les décisions humaines difficiles.

Réduire le cercle des personnes informées

En règle générale, deux ou trois personnes suffisent : le dirigeant qui décide, le DRH ou la personne qui pilote le recrutement, et parfois un actionnaire ou un membre du conseil. Chaque personne ajoutée à ce cercle doit l'être pour une raison précise, et accepter d'être tenue à la discrétion.

Définir le poste pour l'avenir, et non par rapport à la personne en place

Il est tentant de décrire le futur dirigeant en comparaison de celui qui occupe le poste. Cette définition mène rarement au bon recrutement. Elle réduit la recherche à ce qui n'a pas fonctionné, et elle expose davantage le titulaire, si elle circule. Une définition utile part des enjeux des prochaines années : ce que l'entreprise attend de la fonction, les décisions que la personne devra porter, l'équipe qu'elle devra conduire.

Préparer le départ avec la même attention que l'arrivée

Remplacer une personne en poste suppose que son départ soit organisé avec autant de soin que l'arrivée de son successeur. Le calendrier du recrutement et celui de la séparation doivent rester cohérents, et il est prudent de les préparer avec le conseil juridique de l'entreprise, car une procédure de départ obéit à ses propres règles.

C'est aussi le moment de penser à l'accompagnement de la personne qui quittera l'entreprise. Un accompagnement en outplacement permet de traiter ce départ avec la même exigence que le recrutement. Les équipes elles-mêmes y seront attentives : elles observeront la manière dont un départ est traité, et le soin apporté à l'accompagnement de la personne concernée.

Ce que la confidentialité impose au cabinet

Le rôle du cabinet est de faire écran entre l'entreprise et le marché. Cela suppose une méthode précise, qui commence bien avant le premier appel à un candidat.

Approcher le marché sans nommer l'entreprise

Dans son approche des personnes pouvant répondre aux attendus du poste, le consultant présente d'abord le contexte : le secteur, la taille de l'entreprise, la nature de la fonction et l'enjeu de la mission. Il en dit assez pour que le candidat puisse juger de l'intérêt de l'échange, mais pas suffisamment pour qu'il identifie l'entreprise. L'équilibre est délicat : une approche trop vague n'intéressera personne, une approche trop précise révèlera le nom de l'employeur. Les principes d'une approche réussie des talents rares restent valables, avec cette contrainte supplémentaire.

Révéler l'identité de l'entreprise au bon moment

Le nom de l'entreprise n'est communiqué qu'aux candidats dont l'intérêt et l'adéquation au poste sont confirmés, et après un engagement de discrétion de leur part, parfois formalisé par un accord de confidentialité.

Limiter les interlocuteurs et les circuits

Côté entreprise, le cabinet échange avec une seule personne, deux au plus. Les rencontres en présentiel avec les candidats ont souvent lieu hors des locaux de l'entreprise, les documents ne transitent pas par des messageries partagées, et les entretiens sont organisés de façon à ne pas créer d'absences remarquées, côté entreprise comme côté candidat.

Ce que la confidentialité impose au candidat approché

Le candidat approché prend lui aussi un risque. Il est en poste, souvent reconnu dans son entreprise, et le simple fait d'être en discussion avec un autre acteur peut le fragiliser si l'information circule. La confidentialité le protège autant qu'elle protège l'entreprise qui recrute.

Il lui est donc demandé :

• d'accepter d'entrer dans un échange en ne recevant qu'une information partielle, le temps que son intérêt se confirme ;
• de préserver la confidentialité des informations reçues, y compris s'il ne donne pas suite.

De son côté, le cabinet s'engage naturellement à ne jamais partager la moindre information le concernant, sans son accord : ni auprès de l'entreprise cliente avant qu'il ait accepté d'être présenté, ni ailleurs.

À quel moment lever la confidentialité ?

La confidentialité d'un recrutement a une fin : elle est fixée dès le début de la mission. Le moment où l'information devient publique compte autant que la façon dont elle a été protégée.

En règle générale, l'ordre est le suivant :

1. La personne en poste est, en premier, informée par sa direction et en personne ;
2. Le comité de direction et les proches collaborateurs concernés le sont ensuite ;
3. Puis vient le moment de la transmission de l'information aux équipes ;
4. Enfin, les clients, les partenaires et si besoin les acteurs du marché reçoivent l'information.

La situation à éviter absolument est celle où le titulaire du poste apprend son remplacement par une voie détournée : un candidat qui le connaît, une rumeur, une annonce prématurée. Cette situation est la plus douloureuse pour la personne concernée et la plus coûteuse pour l'entreprise, car elle affecte la confiance des équipes.

L'arrivée du successeur est annoncée dans un second temps, lorsque le départ a été organisé et accompagné avec soin, et que l'organisation est prête à l'accueillir.

Ce qu'il faut retenir

• Un recrutement confidentiel se prépare avant d'être lancé : la recherche de candidats suppose qu'une décision soit prise, préalablement.
• Le cercle des personnes informées reste aussi réduit que possible, et chacune d'entre elles accepte d'être tenue à la discrétion.
• Le cabinet approche le marché sans nommer l'entreprise, et ne révèle son identité qu'aux candidats retenus à l'issue du premier ou des premiers entretiens.
• Le calendrier du départ et celui de l'intégration se préparent ensemble, avec le conseil juridique de l'entreprise.
• La confidentialité se lève dans un ordre précis, en commençant par la personne en poste.

FAQ

Qu'est-ce qu'un recrutement confidentiel ?

Un recrutement confidentiel est une recherche de candidats menée sans annonce, et surtout sans que l'identité de l'entreprise ne soit connue du marché. Il concerne en général des postes de direction ou des fonctions sensibles, lorsque la connaissance du projet par les équipes, les clients et/ou les concurrents aurait des conséquences certaines et néfastes pour l'entreprise.

Comment remplacer un cadre dirigeant sans qu'il le sache ?

En confiant la recherche à un cabinet de chasse qui approchera les candidats sans nommer l'entreprise, en limitant l'information à deux ou trois décideurs, et en coordonnant le calendrier du recrutement avec celui du départ, avec l'appui du conseil juridique de l'entreprise. Le but n'est pas de lui cacher durablement la décision qui sera prise, mais de préparer cette dernière, pour qu'il l'apprenne de sa direction, en personne, avant toute autre source.

Le recrutement confidentiel est-il réservé aux postes de direction ?

Non. Il peut également concerner des fonctions d'expertise rares, des postes commerciaux clés ou des profils recherchés chez un concurrent. Le critère déterminant est la sensibilité de l'information, plus que le niveau hiérarchique du poste.

Peut-on mener un recrutement confidentiel sans cabinet ?

C'est possible par un réseau de confiance, dans un marché que l'entreprise connaît très bien. Mais l'entreprise reste alors identifiée à chaque contact. Le recours à un cabinet permet d'approcher le marché sans exposer son nom, d'élargir les recherches à des profils que la direction de l'entreprise ne connaît pas, de vérifier l'intérêt des candidats et de ne dévoiler l'identité de l'entreprise qu'au moment choisi.

Que faire si l'information circule pendant la recherche ?

Il vaut mieux, dans ce cas, avancer l'annonce de la nouvelle plutôt que de laisser une rumeur s'installer, notamment pour la personne en poste. C'est l'une des raisons pour lesquelles l'ordre de la levée de la confidentialité se prépare dès le début de la mission.

Vous préparez un recrutement qui ne peut pas être annoncé ? Échangeons-en en toute confidentialité avec Stefan Peters.